Adiantamento de Clientes e Fornecedores

Departamento Responsável:

Departamento Contábil

A quem se destina?

Todas as empresas, em geral.

Atualmente, é bastante comum, entre as indústrias e prestadoras de serviços, o recebimento antecipado de valores por serviços contratados ou produtos encomendados. Contabilmente, essas antecipações devem ser registradas em conta identificada como Adiantamentos de Clientes, no grupo do Passivo Circulante (PC), ou Adiantamento a Fornecedores, no grupo do Ativo Circulante (AC). Estes adiantamentos constituem uma obrigação a pagar ou a receber, que será liquidada com o cumprimento da entrega dos bens ou da prestação dos serviços contratados.

Independente da forma como é contabilizada, a empresa que faz uma antecipação de numerário precisa manter controle tanto dos valores recebidos, como dos valores pagos antecipadamente, e identificá-los corretamente em seus relatórios financeiros como tais, ou seja, Adiantamento de Cliente (informar o nome do cliente) e Adiantamento a Fornecedor (Indicar nome do fornecedor). Somente desta forma, a contabilidade poderá classificar corretamente o valor movimentado em conta corrente ou caixa!

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Normalmente, quando antecipamos um valor, é porque a contratação do serviço ou a compra do produto já está acordada e é habitual haver um contrato estipulando: o serviço que está sendo realizado ou o produto que está sendo comprado, o prazo e a forma de entrega, o valor total da negociação, forma de pagamento, a diferença que ainda será paga, se houver, e como se dará esse pagamento.

Sendo assim, quando informar a contabilidade sobre uma saída ou entrada de numerário, a título de adiantamento, é importante que o valor seja vinculado ao número deste contrato ou pedido.

Da mesma forma, como a liquidação ocorrerá somente após o cumprimento dessa obrigação de entregar o que se foi vendido, a empresa deverá informar a qual adiantamento está relacionada a nota fiscal emitida, para que a contabilidade possa baixar corretamente esses valores, não deixando, desta forma, clientes e fornecedores em aberto em sua composição de saldos.

No nosso dia a dia, é muito comum recebermos informações de vários adiantamentos para um mesmo cliente ou fornecedor, porém, ao recebermos a nota fiscal, não existe a vinculação dos adiantamentos efetuados ou recebidos com estas notas fiscais e, se isto ocorrer, a liquidação de uma nota fiscal poderá ser realizada de forma indevida.

Outro ponto importante é que, nos adiantamentos efetuados ou recebidos pela contratação de serviços, faz-se necessário observar se há valores a serem retidos e recolhidos ao governo, como é o caso das Contribuições Sociais, Imposto de Renda, INSS e ISSQN.

Vejam que a lei determina que o Imposto de Renda deverá ser retido sobre os valores pagos ou creditados a outra pessoa jurídica, isso significa que devemos considerar o que ocorrer primeiro. Já no caso das Contribuições Sociais, as retenções ocorrem somente no pagamento. Tanto em um caso como no outro, os adiantamentos são formas de pagamento, portanto também devem sofrer retenções.

Temos visto muitos casos de empresas que não efetuaram nenhuma retenção no momento do recebimento, porém, quando recebemos a nota fiscal, estão destacados os tributos que deveriam ter sido recolhidos na situação de tomador.

Por se tratar de adiantamento, só conseguiremos verificar estas retenções se as informações chegarem completas. Lembramos que, quando existe a obrigação de retenção dos tributos, o fato do pagamento ter sido bruto não desobriga a retenção e ela continua sendo obrigação do tomador, podendo este ser autuado por isso.

No caso de um recebimento, o valor destes tributos será considerado como um recebimento indevido e precisa ser colocado à disposição do prestador do serviço, efetuando, desta forma, a devolução do que foi recebido indevidamente. Os recebimentos indevidos podem ser considerados receitas e precisarão ser tributados na época do seu recebimento, caso a empresa não se resguarde, tomando as providências cabíveis para devolução.

No caso dos pagamentos, os valores efetuados “a maior” ou indevidamente precisarão ser negociados com o fornecedor para a sua devolução e nem sempre isso é fácil de se conseguir. Os pagamentos indevidos geram perdas financeiras às empresas, quando não conseguem a sua devolução.

Orientamos nossos clientes que, em caso de dúvidas, entrem em contato com o Departamento Contábil para que possa receber orientações quanto ao procedimento correto, antes de efetuar o adiantamento ou no ato do recebimento do adiantamento.

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